منشی‌ها در محل کار نقش کلیدی در برقراری ارتباط بین کارمندان و ارباب رجوع برعهده دارند.

منشی ها به طور کلی پشتیبانی‌های لازم را برای عملکرد بهتر پرسنل یک شرکت فراهم می‌کنند. شاید این شغل از نگاه بسیاری از افراد، کار بسیار آسانی باشد اما یک منشی (مسئول دفتر) از توانایی‌ ارتباطات و برنامه‌ریزی قوی برخوردار است که می‌تواند امور اداری یک واحد از شرکت را مدیریت کند. راه یادگیری و پیشرفت برای افرادی که وارد این شغل می‌شوند به هیچ عنوان بسته نیست و آنها می‌توانند با عملکرد بهتر در محل کار و ارتقاء شغلی، درآمد خود را افزایش داده و و امنیت شغلی خود را بالا ببرند. در صورتی که قصد دارید به تازگی وارد شغل منشی‌گری شوید و یا در محل کار دیگری با همین سمت فعالیت خود را ادامه دهید، این مقاله از مجله اینترنتی راهنمای همشهری را تا پایان مطالعه کنید.

شغل منشی مناسب چه کسانی است؟

منشی چه وظایفی دارد؟

شغل منشی گری چه بازار کاری دارد؟

برای منشی‌گری به چه تحصیلات نیاز داریم؟

برای منشی گری چه مهارت‌هایی نیاز است؟

چگونه یک رزومه خوب برای شغل منشی بنویسیم؟

درآمد منشی‌ها چقدر است؟

*شغل منشی مناسب چه کسانی است؟

جویندگان کار پیش از انتخاب شغل باید نسبت به مشاغل مورد نظر اطلاعات لازم را بدست آورده و میزان تطبیق شغل درخواستی را با شخصیت خود بسنجند. بر اساس مطالعات سایت workable.com شغل منشی‌گری مناسب افرادی است که از شرایط زیر برخوردار می‌باشند:

1- در انجام کارهای دفتری فردی منظم و متبحر هستند.

2-  به وظایف امور اداری به طور کامل اشراف دارند.

3- از مهارت نوشتاری و گفتاری خوبی نیز برخوردار هستند.

بر اساس نظرات بسیاری از مدیران شرکت‌ها که با مشاوران تبلیغاتی و بازاریابان نیازمندی‌های همشهری در میان گذاشته شده است، علاقه خانم‌ها برای فعالیت در شغل منشی به نسبت آقایان بیشتر است. همچنین بر اساس اطلاعات منتشر شده در سایت CNN، 96 درصد افراد شاغل به عنوان منشی، خانم‌ها تشکیل می‌دهند.

افراد که شغل منشی گری را انتخاب می کنند، بر اساس توانایی‌های خود می‌تواند در شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلفی فعالیت کنند. به طور کلی رایج ترین مشاغل منشی‌گری به شرح زیر است:

1- منشی آموزشگاه‌:

منشیSecretary   در تمام آموزشگاه‌ها همچون زبان، رانندگی، موسیقی، نقاشی، کنکور، کامپیوتر، حسابداری و ... اطلاعات لازم را در اختیار مراجعه کنندگان می‌گذارد و پاسخگوی تلفنی افراد تماس گیرنده می‌باشد.

2- منشی مطب:

مطب‌ها از جمله مراکزی است که عملا بدون منشی انجام فعالیت ها در آن امکان پذیر نیست و ممکن است اختلالات زیادی ایجاد شود. چرا که وظایفی از جمله پذیرش، نوبت دهی و راهنمایی بیماران همگی برعهده منشی است.

3- منشی باشگاه‌:

منشی در باشگاه‌های ورزشی ساعت کاری باشگاه را مدیریت کرده و به صورت تخصصی ثبت نام حاضرین را برعهده دارد. همچنین ممکن است مدیریت سایت و شبکه های اجتماعی باشگاه را نیز بر عهده بگیرد.

4- منشی آژانس‌ املاک:

به طور کلی وظایف مدیریت آژانس‌های املاک و تبلیغات آن برعهده منشی است. همچنین وظایف هماهنگی‌ها و قرار ملاقات‌ها را این شخص در آژانس های املاک برعهده دارد.

5- منشی اداری شرکت‌ خصوصی و دولتی:

یک منشی متبحر تاثیر بسیار زیادی روی راندمان شرکت ها می گذارد. به همین خاطر بسیاری از مدیران برای استخدام این نوع از مشاغل با دقت زیادی عمل می کنند. برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی فعالیت‌های مسئول مافوق، پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی و مراجعات حضوری، مکاتبات اداری، ثبت و نگهداری اسناد و مدارک دفتر و کنترل هزینه‌ها و فعالیت‌های اداری از جمله وظایف یک منشی اداری است.

به منظور دسترسی به آگهی های استخدام هر یک از مشاغل عنوان شده، به بخش استخدام سایت راهنمای همشهری مراجعه کنید.

*منشی چه وظایفی دارد؟

1- برخورد بسیار مناسب با مدیر، همکاران درون و برون سازمانی و ارباب رجوع

2- تنظیم برنامه روزانه

3- برقراری ارتباط تلفنی

4- کار با دستگاه فکس

5- کار با دستگاه پرینتر و کپی

6- تنظیم جلسات (صورتجلسات، ضبط جلسات و کنفرانس‌ها)

7- نامه نگاری

8- کار با کامپیوتر

9- تایپ نامه با سرعت بالا

10- تنظیم آرشیو اطلاعات و طبقه بندی و بایگانی اسناد

11- تشکیل دفتر پیگیری

12- تنظیم گزارش از فعالیت‌های روزانه

13- درک مقررات و آیین نامه های اداری و اجرای آنها

14- تواایی پیشگیری از حوادث و رعایت اصول ایمنی و حفاظتی و بهداشت کار

15- در ایجاد و حفظ پوشش و آراستگی مناسب و مرتب

16- تنظیم و ترتیب دادن ملاقات ها و نظارت بر امور پشتیبانی

17- در ارتباط با بخشهای مختلف شرکت

18- دانستن واژه های انگلیسی متناسب با کار شرکت

19- اطلاعات عمومی خوب و به روز در مورد اخبار مرتبط با کار شرکت

20- ثبت و مدیریت تنخواه گردان

*شغل منشی گری چه بازار کاری دارد؟

از میان آگهی های استخدام منتشر شده در سایت ها و اپلیکیشن حوزه نیازمندیها، تقاضا برای شغل منشی به نسبت مشاغل دیگر بیشترین سهم را به خود اختصاص داده است. چرا که اکثر شرکت ها و کسب و کارهای مختلف پیش از شروع فعالیت، در پلتفرم های مختلف با انتشار آگهی اقدام به جذب منشی (مسئول دفتر) می نمایند. بنابراین در صورتی که تمایل دارید این شغل را برای فعالیت کاری خود انتخاب کنید، منشی‌گری از بازار کاری خوبی برخوردار است.

*برای منشی‌گری به چه تحصیلات نیاز داریم؟

در اکثر شرکت ها حداقل مدرک تحصیلی برای شغل منشی گری، لیسانس است. همچنین نوع رشته و اعتبار دانشگاه، تاثیری در شانس جذب شما در شرکت مربوطه ندارد. اما در صورت داشتن مدرک تحصیلی لیسانس در رشته های حسابداری، مدیریت، کتابداری، علوم اجتماعی و رشته‌های مشابه احتمال شانس شما برای استخدام در سازمان دولتی مانند بانک ها بالا خواهد رفت.

*برای منشی گری چه مهارت‌هایی نیاز است؟

برای اینکه بتوانید به عنوان منشی در شرکتی مشغول به کار شوید، باید از یکسری مهارت های نرم و سخت برخوردار باشید.

- مهارت های سخت:

1- تسلط به مجموعه‌ی مایکروسافت آفیس به ویژه Word و Excel

2- مهارت‌های  ICDL

3- کار کردن با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و حسابداری

- مهارت های نرم:

1- مهارت‌های ارتباطی نوشتاری

2- مهارت‌های ارتباطی کلامی

3- مهارت در سازمان‌دهی

4- مدیریت زمان

5- دقت و توجه به جزئیات

6- حل مسئله

7- توانایی کار تیمی

8- رازداری

9- توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها

*ساعات کاری منشی‌ها به چه صورت است؟

ساعات کاری منشی‌ها در شرکت‌ها و کسب و کارهای متخلف متفاوت است. معمولا منشی ها در ادارات به صورت تمام وقت در محل کار خود حضور دارند. اما ممکن است در آموزشگاه‌ها و مطب ها ساعت کاری این دسته از افراد بصورت پاره وقت باشد. معمولا در اکثر آگهی‌های استخدام، نوع ساعت کاری منشی هم بصورت پاره وقت عنوان می شود و هم بصورت تمام وقت.

*چگونه یک رزومه خوب برای شغل منشی بنویسیم؟

در صورتی که قصد دارید به عنوان منشی و یا مسئول دفتری در شرکتی مشغول به کار شوید باید بتوانید متناسب با شغل مورد نظر رزومه بنویسید. در رزومه خود باید مهارت های مورد نیازی که یک کارفرما از یک منشی توقع دارد را عنوان کنید. اگر در حال حاضر در این شغل فعالیت می کنید، ترجیحاً حقوق درخواستی خود را وارد نمایید تا کارفرمایان با میزان حقوق درخواستی شما آشنا شوند و شما برای موقعیتی با حقوق کمتر از میزان حقوق فعلی خود برای مصاحبه حاضر نشوید.

*درآمد منشی‌ها چقدر است؟

درآمد منشی ها بر اساس وظایف محول شده متفاوت است. اما به طور میانگین این دسته از افراد در سال 1400 ماهیانه بر اساس وزارت کار حقوق دریافت می کنند و بر اساس سابقه شغلی و وضعیت مالی شرکت ممکن است مقدار دریافتی متغیر باشد.

*جمع بندی:

شغل منشی گری از جمله مشاغلی است که باید نسبت به مهارت های مورد نیاز آگهی های لازم را کسب نمایید و بر اساس شخصیت و علاقه تان این شغل را انتخاب کنید. این شغل در بازار فعلی ایران به دلیل تقاضای بسیاری شرکت ها، در وضعیت بسیار خوبی قرار دارد و در حال حاضر این شغل در نیازمندیهای همشهری از بیشترین آگهی استخدام برخوردار است.