فهرست مطلب
بسیاری از کسب و کارها به منظور برقراری نظم در واحدهای مختلف سازمانی و پاسخ دهی به موقع درخواست مراجعه کنندگان، اقدام به استخدام منشی می‌نمایند.
منشی‌ها به طور کلی پشتیبانی‌های لازم را به منظور عملکرد بهتر پرسنل یک شرکت فراهم می‌کنند. شاید این شغل از نگاه بسیاری از افراد، کار بسیار آسانی باشد اما یک منشی یا مسئول دفتر از توانایی ارتباطات و برنامه‌ریزی قوی برخوردار است و می‌تواند امور اداری یک واحد از شرکت را مدیریت کند. راه یادگیری و پیشرفت برای افرادی که وارد این شغل می‌شوند به هیچ عنوان بسته نیست و آنها می‌توانند با عملکرد بهتر در محل کار و ارتقاء شغلی، درآمد خود را افزایش داده و امنیت شغلی خود را بالا ببرند. در صورتی که قصد دارید به تازگی وارد شغل منشی‌گری شوید و یا در محل کار دیگری با همین سمت فعالیت خود را ادامه دهید، این مقاله از مجله اینترنتی نیازمندیهای همشهری را تا پایان مطالعه کنید.
شخصیت‌های مناسب شغل منشی
جویندگان کار پیش از انتخاب شغل باید نسبت به مشاغل مورد نظر اطلاعات لازم را بدست آورده و میزان تطبیق شغل درخواستی را با شخصیت خود بسنجند. بر اساس مطالعاتی که سایت workable.com انجام داده است شغل منشی‌گری مناسب افرادی است که از شرایط زیر برخوردار می‌باشند:
- در انجام کارهای دفتری فردی متبحر و منظم هستند.
- به وظایف امور اداری به طور کامل اشراف دارند.
- از مهارت‌های نوشتاری و گفتاری خوبی برخوردار هستند.
بر اساس نظرات بسیاری از مدیران شرکت‌ها که با مشاوران تبلیغاتی و بازاریابان نیازمندیهای همشهری در میان گذاشته شده است، علاقه خانم‌ها برای فعالیت در شغل منشی به نسبت آقایان بیشتر است. همچنین بر اساس اطلاعات منتشر شده در سایت CNN، نود و شش درصد منشی‌ها، خانم‌ها تشکیل می‌دهند.
افراد که شغل منشی‌گری را انتخاب می‌کنند، بر اساس توانایی‌های خود می‌تواند در شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلفی فعالیت کنند. به طور کلی رایج‌ترین استخدام مشاغل منشی‌گری به شرح زیر است:
استخدام منشی آموزشگاه
به طور کلی منشی در تمام آموزشگاه‌ها مانند زبان، رانندگی، موسیقی، نقاشی، کنکور، کامپیوتر، حسابداری و … اطلاعات لازم را در اختیار مراجعه کنندگان می‌گذارد و پاسخگوی تلفنی افراد تماس گیرنده است.
استخدام منشی مطب
مطب‌ها از جمله مراکزی هستند که فعالیت‌های آنها بدون حضور منشی به کندی پیش می‌رود و ممکن است اختلالات زیادی ایجاد شود. چرا که وظایفی از جمله پذیرش، نوبت دهی و راهنمایی بیماران برعهده منشی است.
استخدام منشی باشگاه
منشی در باشگاه‌های ورزشی ساعت کاری باشگاه را مدیریت کرده و به صورت تخصصی ثبت نام حاضرین را برعهده دارد. همچنین ممکن است در برخی از باشگاه‌ها مدیریت سایت و شبکه‌های اجتماعی باشگاه را نیز بر عهده بگیرد.
استخدام منشی آژانس املاک
به طور کلی وظایف مدیریت آژانس‌های املاک و تبلیغات آن برعهده منشی است. همچنین وظایف هماهنگی‌ها و قرار ملاقات‌ها را این شخص در آژانس های املاک برعهده دارد.
استخدام منشی اداری
یک منشی متبحر تاثیر بسیار زیادی روی راندمان شرکت‌ها می‌گذارد. به همین خاطر بسیاری از مدیران برای استخدام این نوع از مشاغل با دقت زیادی عمل می‌کنند. برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی فعالیت‌های مسئول مافوق، پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی و مراجعات حضوری، مکاتبات اداری، ثبت و نگهداری اسناد و مدارک دفتر و کنترل هزینه‌ها و فعالیت‌های اداری از جمله وظایف یک منشی اداری است.
به منظور دسترسی به آگهی‌های استخدام منشی به بخش استخدام سایت راهنمای همشهری مراجعه کنید.
وظایف و مسئولیت‌های منشی
افرادی که به عنوان منشی در شرکت‌ها و مجموعه‌های مختلف فعالیت می‌کند باید نسبت به مسئولیت‌های این شغل آشنا باشند. برخی از این وظایف مهم به شرح زیر است:
- برخورد بسیار مناسب با مدیر، همکاران درون و برون سازمانی و ارباب رجوع
- تنظیم برنامه روزانه
- برقراری ارتباط تلفنی
- کار با دستگاه فکس
- کار با دستگاه پرینتر و کپی
- تنظیم جلسات (صورتجلسات، ضبط جلسات و کنفرانس‌ها)
- نامه نگاری
- کار با کامپیوتر
- تایپ نامه با سرعت بالا
- تنظیم آرشیو اطلاعات و طبقه بندی و بایگانی اسناد
- تشکیل دفتر پیگیری
- تنظیم گزارش از فعالیت‌های روزانه
- درک مقررات و آیین نامه‌های اداری و اجرای آنها
- توانایی پیشگیری از حوادث و رعایت اصول ایمنی و حفاظتی و بهداشت کار
- حفظ پوشش و آراستگی مناسب و مرتب
- تنظیم و ترتیب دادن ملاقات‌ها و نظارت بر امور پشتیبانی
- ارتباط با بخش‌های مختلف شرکت
- دانستن واژه‌های انگلیسی متناسب با کار شرکت
- اطلاعات عمومی خوب و به روز در مورد اخبار مرتبط با کار شرکت
- ثبت و مدیریت تنخواه گردان
بازار کار شغل منشی
از میان آگهی‌های استخدام منتشر شده در سایت‌ها و اپلیکیشن‌های حوزه نیازمندی‌ها، تقاضا برای شغل منشی به نسبت دیگر مشاغل بیشترین سهم را به خود اختصاص داده است. چرا که اکثر شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف پیش از شروع فعالیت، در پلتفرم‌های مختلف با انتشار آگهی اقدام به استخدام منشی و یا استخدام مسئول دفتر می‌نمایند. بنابراین در صورتی که تمایل دارید این شغل را برای فعالیت کاری خود انتخاب کنید، منشی‌گری نسبتا از بازار کاری خوبی برخوردار است.
تحصیلات مورد نیاز برای استخدام منشی
در اکثر شرکت‌ها حداقل مدرک تحصیلی برای شغل منشی، لیسانس است. همچنین نوع رشته و اعتبار دانشگاه، تاثیری در شانس جذب شما در شرکت مربوطه ندارد. اما در صورت برخورداری از مدرک تحصیلی لیسانس در رشته‌های حسابداری، مدیریت، کتابداری، علوم اجتماعی و رشته‌های مشابه، احتمال شانس شما برای استخدام در سازمان‌های دولتی مانند بانک‌ها بالا خواهد رفت.
مهارت‌های مورد نیاز استخدام منشی
برای اینکه بتوانید به عنوان منشی در شرکتی مشغول به کار شوید، باید از یکسری مهارت‌های نرم و مهارت‌های سخت برخوردار باشید.
مهارت‌های سخت
- تسلط به مجموعه‌ی مایکروسافت آفیس به ویژه Word و Excel
- مهارت‌های ICDL
- کار کردن با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و حسابداری
مهارت‌های نرم
- مهارت‌های ارتباطی نوشتاری
- مهارت در سازمان‌دهی
- مدیریت زمان
- دقت و توجه به جزئیات
- حل مسئله
- توانایی کار تیمی
- مهارت‌های ارتباطی کلامی
- رازداری
- توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها
ساعات کاری منشی‌ها
ساعات کاری منشی‌ها در شرکت‌ها و کسب و کارهای متخلف متفاوت است. معمولا منشی‌ها در ادارات به صورت تمام وقت در محل کار خود حضور دارند. اما ممکن است در آموزشگاه‌ها و مطب‌ها ساعت کاری این دسته از افراد بصورت پاره وقت باشد. معمولا در اکثر آگهی‌های استخدام، نوع ساعت کاری منشی هم بصورت پاره وقت عنوان می‌شود و هم بصورت تمام وقت.
راهنمای نوشتن رزومه استخدام شغل
در صورتی که قصد دارید به عنوان منشی و یا مسئول دفتری در شرکتی مشغول به کار شوید باید بتوانید متناسب با شغل مورد نظر رزومه بنویسید. در رزومه خود باید مهارت‌های مورد نیازی که یک کارفرما از یک منشی توقع دارد را عنوان کنید. اگر در حال حاضر در این شغل فعالیت می‌کنید، ترجیحاً حقوق درخواستی خود را مطرح کنید تا کارفرمایان با میزان حقوق درخواستی شما آشنا شوند و شما برای موقعیتی با حقوق کمتر از میزان حقوق فعلی خود برای مصاحبه حاضر نشوید.
درآمد منشی
درآمد منشی‌ها بر اساس وظایف محول شده متفاوت است. اما به طور میانگین این دسته از افراد در سال ۱۴۰۰ ماهیانه بر اساس وزارت کار حقوق دریافت می‌کنند و بر اساس سابقه شغلی و وضعیت مالی شرکت ممکن است مقدار دریافتی متغیر باشد.
جمع بندی
منشی از جمله مشاغلی است که باید نسبت به مهارت‌های مورد نیاز، آگهی‌های لازم را کسب نمایید و بر اساس شخصیت و علاقه‌تان این شغل را انتخاب کنید. این شغل در بازار فعلی ایران به دلیل تقاضای بسیاری از شرکت‌ها، در وضعیت بسیار خوبی قرار دارد و در حال حاضر این شغل در نیازمندیهای همشهری از بیشترین آگهی استخدام برخوردار است.