معمولا حجم کارهای دفتری شرکت‌های بزرگ و حتی کسب و کارهای کوچک به اندازه‌ای است که ممکن است افرادی که در واحدها و مشاغل مختلف مشغول به کار هستند فرصت انجام این دسته از فعالیت ها را نداشته باشند. بنابراین این دسته از شرکت‌ها برای اینکه دغدغه‌ای با انجام امور اداری نداشته باشند، افرادی با عنوان شغلی کارمند اداری استخدام می‌کنند تا این دسته از افراد بتوانند مسئولیت‌های مربوطه را بر اساس مهارت و تجربه مدیریت کنند. به همین خاطر شغل کارمند اداری یکی از پرمتقاضی‌ترین آگهی استخدام در پلتفرم های نیازمندی‌ها می باشد. ما در این مقاله قصد داریم به طور کامل شغل کارمند اداری را مورد بررسی قرار دهیم تا با دید بهتری این شغل را انتخاب کنید.
کارمند کیست و این شغل مناسب چه کسانی است؟
افرادی که قصد دارند شغل کارمندی را برای کسب درآمد انتخاب کنند باید در انجام کارهای دفتری منظم باشند و با دقت امور و وظایف را دنبال کنند. بنابراین این شغل مناسب افرادی است که در انجام امور کارهای خود منظم و غیرتخصصی هستند و نسبت به نوشتن گزارش‌ها و ارسال نامه‌ها بسیار متبحر هستند و با سرعت امور دفتری را برنامه ریزی و انجام می‌دهند.
کارمند اداری چه وظایفی دارد؟
شغل کارمند اداری همانند دیگر مشاغل از وظایف متعددی برخوردار است که برخی از مهمترین آنها به شرح زیر است:
۱- پاسخگویی به تلفن، تایپ و واژه پردازی، دفترداری، تند نویسی، کار با دستگاه های اداری و بایگانی
۲- جمع آوری، شمارش، تخصیص بودجه، دفترداری و تکمیل معاملات بانکی
۳- ارتباط با مشتریان،کارمندان و افراد دیگر برای پاسخگویی به سوالات
۴- مدیریت مکاتبات شرکت، از جمله مکالمه تلفنی و ایمیل
۵- گردآوری، کپی، دسته بندی و بایگانی اسناد مربوط به فعالیت‌های اداری معاملات بازرگانی و دیگر فعالیت‌ها
۶- تکمیل و ارسال صورتحساب‌ها، قراردادها، فاکتورها یا چک‌ها
۷- به کار انداختن دستگاه‌های اداری از جمله فتوکپی، اسکنر، دستگاه‌های نسخه برداری، سیستم‌های پست صوتی و کامپیوترهای شخصی
۸- محاسبه، ثبت و تصحیح داده‌ها و سایر اطلاعات مانند گزارش‌ها و یادداشت‌ها
۹- نگهداری و به روز کردن سیستم‌های بانکهای اطلاعاتی، سیستم‌های پستی، دفاتر دارایی و بایگانی
۱۰- باز کردن، دسته بندی و تعیین مسیر نامه‌ها، پاسخگویی به نامه‌ها و آماده کردن آنها برای ارسال
۱۱- بررسی فایل‌ها، رکوردها و سایر اسناد برای دریافت اطلاعات و پاسخگویی به درخواست‌ها
شغل کارمند اداری چه بازار کاری دارد؟
در اکثر سازمان ها و شرکت های دولتی و خصوصی افرادی که به عنوان شغل کارمند اداری مشغول فعالیت می کنند، در اکثر مواقع وظایف کاملا مشخصی دارند. بنابراین در صورتی که برای کسب درآمد قصد دارید این شغل را انتخاب کنید، می توانید در یکی از ارگان های دولتی و یا خصوصی مشغول به کار شوید. مسئولیت های این شغل به گونه ای است که بسیاری از کارفرمایان برای اینکه امورات اداری شرکت شان به خوبی پیش رود برای استخدام این دسته از افراد اقدام می کنند.
برای کارمند اداری به چه تحصیلات نیاز داریم؟
معمولا افرادی که دارای مدرک تحصیلی کاردانی و کارشناسی هستند می توانند شغل کارمند اداری را انتخاب کنند و نوع رشته تحصیلی اهمیتی در استخدام این افراد از اهمیت ویژه برخوردار نیست.
برای کارمند اداری چه مهارت‌هایی نیاز است؟
۱۰- توانایی کار تیمی
۴- ارائه گزارش جامع و توجه به جزئیات
۱-مهارت در سازماندهی و نظم امور اداری
۲- تسلط به اینترنت
۳- تسلط بر مجموعه نرم افزارهای Microsoft Office
۵- توانایی برنامه‌ریزی کارهای خود و واحد مربوطه
۶- توانایی در مدیریت بحران و اولویت‌بندی کارها
۷- توانایی پذیرش دستورالعمل‌ها
۸- مهارت‌های کلامی و ارتباطی قوی
۹- توانایی پاسخگویی به تماس‌های تلفنی
۱۰- توانایی کار تیمی
۱۱- قابل اطمینان بودن و صداقت
۱۲- مهارت‌های مدیریت پروژه
۱۳- تسلط بر امور بایگانی
چگونه یک رزومه خوب برای شغل کارمند اداری بنویسیم؟
اولین توصیه مهم برای نوشتن هر رزومه ای این است که از نوشتن رزومه عمومی جدا صرفا نظر کنید و بر اساس موقعیت شغلی، رزومه خود را سفارش سازی کنید. ممکن است شما در شغل کارمند اداری تجربه بسیاری خوبی از شرکت های معتبر داشته باشید اما به دلیل سفارشی سازی نکردن رزومه تان از سوی کارفرما، رزومه شما رد شده و شما به جلسه مصاحبه حضوری و یا آنلاین دعوت نشوید. در قدم های اصلی نوشتن رزومه کارمند اداری نوشتن یک خلاصه رزومه بسیار مناسب است. چرا که کارفرما بیشتر روی این بخش توجه می کند و شما باید چکیده ای از مهارت ها و تجربه کاری خود را در یک الی ۲ خط عنوان کنید. در بخش های مهم دیگر رزومه کارمند اداری، نوشتن مهارت هایی است که شما بدست آورده اید. در شغل کارمند اداری مهارت و تجربه کاری از وضعیت تحصیلی از اهمیت ویژه ای نزد کارفرما برخوردار است.
حقوق کارمند اداری چقدر است؟
حداقل دستمزد ماهانه کارمند امور اداری بر اساس میزان حقوق و مزایای وزارت کار تعیین می‌شود. البته در این بین هر شرکت و سازمانی با توجه به نوع کسب و کار و مسئولیت هایی که بر عهده کارمندش گذاشته می شود، به نیروی خود حقوق می دهد. همچنین پرداخت پاداش و اضافه کار ی تواند درآمد بیشتری را برای کارمند اداری همراه داشته باشد.
کارمند اداری با چه چالش هایی مواجه است؟
حتی در شرایطی که شما با تجربه بسیار بالا شغل کارمند اداری را در شرکت دیگری ادامه دهید، قطعا با چالش هایی روبه رو خواهید بود. برای اینکه با چالش های این شغل بیشتر آشنا شوید، شما را با تعدادی از این چالش ها آشنا خواهیم کرد.
۱- مواجهه با چالش در بهم ریختگی برنامه‌ها
۲- یکنواختی در کار و چالش روزمرگی
۳- عدم پذیرش مسئولیت‌های جدید به دلیل مشخص بود شرح وظایف
۴- توانایی مدیریت بحران در بروز مسائل پیش بینی نشده اداری
۵- فشار زمانی
۶- کشمکش در کار
برای استخدام در شغل کارمند اداری از چه طریقی می توان اقدام کرد؟
همان طور که اشاره شد در حال حاضر یکی از پرطرفدارترین مشاغل، کارمند اداری که از بازار کار نسبتا خوبی برخوردار است. در صورتی که قصد دارید این شغل را انتخاب کنید پیشنهاد می شود از طریق سایت و اپلیکیشن نیازمندی های همشهری اقدام کنید و رزومه و اطلاعات تماسی خود را به راحتی برای آگهی دهندگان ارسال کنید
