وظایف مدیر ساختمان چیست؟ این سوالی است که احتمالا موقع ساکن شدن در یک آپارتمان یا زمان پذیرفتن مسئولیت مدیر ساختمان از خودمان می‌پرسیم. ما در این مقاله از مجله نیازمندیهای همشهری به مهم‌ترین وظایف مدیر ساختمان اشاره کرده‌ایم.
وجود یک مدیر در هر اجتماع انسانی برای نظم بخشیدن به امور لازم است. با گسترش شهرنشینی و شروع آپارتمان‌نشینی بیشتر از هر وقت دیگری وجود یک مدیر ساختمان برای نظم بخشی به امور مربوط به ساختمان و سر و سامان دادن به وضعیت ساختمان لازم شد. بنابراین قانون نیز در یک آیین‌نامه اجرایی برای این بخش از زندگی اجتماعی افراد، قوانین وضع کرد.
مدیر ساختمان چه کسی است؟
بر مبنای قانون تملک آپارتمان‌ها، زمانی که یک آپارتمان چند مالک دارد، باید با رای همه مالکان نماینده‌ای انتخاب شود. اگر هم تعداد مالکان بیش از سه نفر باشد، باید با تشکیل مجمع عمومی از میان خود مدیر یا مدیرانی برای امور مربوط به ساختمان انتخاب کنند. در واقع مدیر ساختمان آن کسی است که مجمع عمومی مالکین ساختمان، از بین ساکنان همان ساختمان (و به ندرت از بیرون ساختمان) انتخاب می‌کنند. مدیر ساختمان مسئول رسیدگی به تمامی امور مربوط به ساختمان مثل امور حفاظتی و تاسیساتی، وضعیت مشاع ساختمان، دریافت شارژ ماهانه، پرداخت هزینه‌های جاری ساختمان، رسیدگی به مشکلات ساکنان و شکایت‌هاست.
مدیر ساختمان چگونه انتخاب می‌شود؟
همان‌طور که در بالا اشاره شد، اگر تعداد مالکان بیشتر از سه نفر باشد، برای تعیین مدیر ساختمان باید مجمع عمومی تشکیل شود. طبق قانون تملک آپارتمان‌ها، مجمع عمومی مالکان متشکل از همه مالکان واحدهای آپارتمانی است. مجمع عمومی ساختمان موظف است که جلسات سالانه برای انتخاب مدیر ساختمان، تصمیم‌گیری برای مسائل مهم ساختمان و… برگزار کند. در اولین جلسه هر مجمع عمومی ساختمانی، ابتدا رئیس مجمع عمومی انتخاب می‌شود. سپس در همان جلسه و در مرحله بعد، مدیر یا مدیرانی از بین مالکان یا افرادی غیرساکن انتخاب می‌شوند. مجمع عمومی مالکین ساختمان باید حداقل سالی یک‌بار تشکیل شود و مالکین بیش از نصف مساحت تمام قسمت‌های اختصاصی نیز حضور داشته باشند.
وظایف مدیر ساختمان
بعد از آگاهی از چگونگی انتخاب مدیر ساختمان لازم است درباره مهم‌ترین وظایف مدیر ساختمان نیز اطلاعاتی داشته باشیم.
اداره امور ساختمان و محافظت از آن: اصلیترین و مهم‌ترین هدفی که برای انجام آن باید هر ساختمان مدیری داشته باشد، اداره همه مربوط به ساختمان از هماهنگی و اجرا گرفته تا تعمیر و رسیدگی و… بر عهده مدیر ساختمان است. همچنین مدیر ساختمان باید به بخش‌های آسیب‌دیده و نیازمند تعمیر ساختمان نیز رسیدگی و در اسرع وقت برای تعمیر یا بازسازی آن اقدام کند.
تعیین شارژ ماهانه و پرداخت هزینه‌ها
شاید یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر ساختمان تعیین میزان شارژ ماهانه‌ای باشد که هر مالک یا مستاجری ملزم به پرداخت آن است. هر آپارتمان با توجه به نوع، مساحت و ویژگی‌هایش دارای هزینه‌هایی است که باید محاسبه و پرداخت شود. برای مثال، عموم آپارتمان‌ها دارای هزینه سرایداری و نگهبانی، هزینه مراقبت و نگهداری از آسانسور، هزینه مراقبت یا تعمیر تاسیسات، هزینه رسیدگی به فضای سبز و مشاعات ساختمان، هزینه آب و برق و گاز قسمت‌های مشترک و… هستند. مدیر ساختمان ضمن تعیین مبلغ ماهانه شارژ ساختمان که متناسب با تعداد نفرات هر واحد، متراژ واحد مسکونی و… است، باید سر موعد مقرر اقدام به جمع‌آوری شارژ ماهانه کند.
فرستادن اظهارنامه به مالک و مستاجر بدهکار
در صورت پرداخت نکردن شارژ ساختمان توسط یکی از مالکان یا مستاجران، مدیر ساختمان می‌تواند از طریق ارسال اظهارنامه به صورت قانونی حق شارژ را مطالبه کند. مدیران عموما در چنین مواقعی اول از همه به فرد موردنظر برای پرداخت شارژ تذکر می‌دهد. بعد اقدام به فرستادن نامه یا نصب آگهی روی تابلو اعلانات می‌کند. بعد از این‌که صاحب واحد مورد نظر باز هم شارژ ماهانه خود را پرداخت نکرد، مدیر ساختمان موظف است اظهارنامه‌ای را در سه نسخه تنظیم و امضا کند. سپس آن را در دادگاه ثبت و از طریق مامور ابلاغ به دست فرد برساند.
تعیین مقررات داخلی آپارتمان و ابلاغ آن به ساکنان
از دیگر وظایف مدیر ساختمان می‌توان به تنظیم قوانین مربوط به ساختمان با مشورت و تصویب مجمع عمومی اشاره کرد. مدیر ساختمان باید قوانینی را تنظیم کند که بعد از تایید و مشورت با مجمع عمومی، به همه اهالی ساختمان ابلاغ شود. ابلاغ کردن و در جریان گذاشتن همه ساکنان آپارتمان نسبت به کلیات و جزئیات قانون تصویب شده از وظایف مدیر ساختمان است.
تهیه بیمه آتش‌سوزی
تمام واحدهای مسکونی، اداری و تجاری باید بیمه آتش سوزی داشته باشند تا در صورت وقوع هر حادثه‌ای که تحت پوشش بیمه نامه قرار دارد، ضررهای مالی آن‌ها به حداقل برسد. تهیه بیمه‌نامه آتش‌سوزی یکی از وظایف مدیر ساختمان است. او همچنین وظیفه دارد که در صورت مخالفت ساکنان نسبت به داشتن بیمه آتش‌سوزی ساختمان، آن‌ها را متقاعد کند.
رسیدگی به اختلاف و شکایات اهالی ساختمان
از آنجا که ساختمان یک محیط اجتماعی است و افراد متفاوتی در آن ساکن هستند، احتمال اختلاف در مورد مشاعات یا حتی هزینه‌های ساختمان وجود دارد. مدیر ساختمان موظف است که به این اختلاف نظرها رسیدگی کند. همچنین او نباید نسبت به شکایت ساکنین ساختمان بی‌تفاوت باشد و اگر با شکایت‌های منطقی و بدون غرض شخصی مواجه شود، وظیفه دارد که آن‌ها را حل و فصل کند.
مکتوب کردن صورت جلسات مجمع عمومی
مکتوب کردن و ثبت موضوعات تایید شده در مجمع عمومی مالکان بر عهده مدیر ساختمان است. او طبق ماده ۱۲ آیین‌نامه قانون تملک آپارتمان ها وظیفه دارد که کلیه تصمیمات و مصوبات مجمع عمومی رو در قالب صورت‌جلسه بنویسد و به خوبی از آن‌ها نگهداری کند.
سخن پایانی:
ما در این مقاله به مهم‌ترین وظایف یک مدیر ساختمان اشاره کردیم. باید به این نکته هم اشاره کرد که وظایف مدیر ساختمان می‌تواند موارد بیشتری باشد که ما در این مقاله فقط به مهم‌ترین آن‌ها پرداختیم. به نظر شما چه وظایف دیگری بر عهده مدیر ساختمان است؟