امروزه یکی از دغدغه های نوآوران و دانش پژوهان، ثبت شرکت می باشد تا بتوانند فعالیت خود را در محوریت شرکت های دانش بنیان، جامه عمل بپوشانند. در این مقاله از مجله قصد داریم در ۱۹ قدم راهنمای نسبتا جامعی را در ارتباط با نحوه ثبت شرکت ها ارائه کنیم.
اولین قدم برای شروع کار چیست؟
اولین قدم برای ثبت شرکت پیدا کردن شریک مناسب است. زیرا حداقل تعداد شرکا برای ثبت شرکت با مسئولیت محدود ۲ نفر و شرکت سهامی خاص و عام ۵ نفر است. از آنجایی که مسئولیت و حق رأی سهامداران با توجه به سرمایه اولیه شان تعیین می‌شود پس بهتر است فردی را انتخاب کنید که به او اعتماد کامل دارید و هدفتان از راه‌اندازی کسب و‌کار یکسان باشد.
قدم دوم ثبت در سامانه
برای ثبت نام اینترنتی به سایت اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری مراجعه کنید. بعد از انتخاب پذیرش تأسیس باید فرم آن را با دقت کامل پر کنید. در مرحله اول که عنوان آن «اطلاعات متقاضی» است، باید مشخصات خودتان را وارد کنید و سپس وارد گام بعدی شوید.
قدم سوم انتخاب نام
در این مرحله که «نام های درخواستی» نام دارد، شما باید اسامی مورد نظر خود را بدون ذکر کلمه «شرکت» در ابتدای آنها وارد کنید. شما مجاز هستید ۵ نام شرکت را به ترتیب اولویت مورد نظر خود در فرم وارد کنید تا نهایتا یکی از آنها انتخاب شود. بایدها و نبایدهای زیادی برای انتخاب نام وجود دارد که می توانید فرم مربوط به توضیحات آن را از همان قسمت در سایت دانلود و مطالعه کنید. در پایان این مرحله یک شماره پیگیری به شما داده می‌شود که بعدا می‌توانید از طریق این شماره وضعیت ثبت شرکت خود را در سامانه پیگیری کنید.
قدم چهارم مدت و موضوع فعالیت شرکت
شما در این گام یعنی «مدت و موضوع فعالیت» باید موضوع اصلی فعالیت شرکت و مدت آن را با انتخاب گزینه محدود و نامحدود مشخص کنید. قبل از پر کردن این موارد با شرکای خود در مورد این موضوع صحبت کنید تا در آینده دچار مشکل نشوید. برای انتخاب موضوع فعالیت باید روی گزینه افزودن موضوع فعالیت کلیک کنید. در پنجره‌ای که باز می‌شود، می‌توانید یکی از موضوعات تعریف‌شده در سامانه را انتخاب کنید. فراموش نکنید که یک سری از فعالیت‌ها به اخذ مجوز احتیاج دارند. لیست این فعالیت‌ها نیز در همین تب برای دانلود گذاشته شده است. چنانچه فعالیت شما با یکی از موارد این لیست مطابقت داشته باشد باید برای اخذ مجوز آن اقدام کنید. اگر فعالیت مورد نظرتان در لیست پیشنهادی سامانه قرار نداشت می‌توانید خودتان در قسمت شرح فعالیت این موضوع را توضیح دهید.
قدم پنجم آدرس شرکت
این مرحله «اطلاعات مرکز اصلی» نام دارد و همان طور که از نامش پیدا است، باید با آدرس شرکت پر شود. بعد از نوشتن کد پستی و زدن «دریافت نشانی کد پستی از اداره‌ی پست»، آدرس به طور خود به خود در سطر زیرین وارد می‌شود. اگر هنوز اقدام به اجاره یا خرید محل مورد نظر خود نکرده‌اید هیچ جای نگرانی نیست. می‌توانید آدرس محل سکونت خود یا یکی از شرکا را وارد کنید. فقط به یاد داشته باشید که در آینده تمام مدارک از طرف سازمان ثبت شرکت ها به این آدرس برایتان ارسال خواهد شد.
قدم ششم میزان سرمایه‌ی اولیه
این مرحله «سرمایه ی شخص حقوقی» نام دارد. شرکت های مسئولیت محدود باید حداقل سرمایه مورد نظر خود و شرکت های سهامی باید تعداد سهم و ارزش اسمی آن را در این مرحله وارد کنند. حداقل سرمایه برای تأسیس یک شرکت با مسئولیت محدود مبلغ ۱۰۰ هزار تومان است.
قدم هفتم نام شرکا
مرحله هفتم این لیست «اشخاص» نام دارد و باید با نوشتن اسامی و شماره ملی شرکای شرکت تکمیل شود. چنانچه تعداد شرکا بیش از ۱۵۰ نفر باشد، باید لیستی را که در این قسمت از سایت گذاشته شده است، دانلود و تکمیل کنید و به همراه مدارک مورد نیاز به واحد ثبتی مربوطه پست کنید. برای ادامه دادن مرحله ثبت نام و رفتن به مرحله بعد باید نام حداقل یکی از شرکا را وارد کنید.
قدم هشتم سمت اشخاص
در مرحله «سمت اشخاص» شما باید سمت مورد نظر (مانند مدیرعامل، رئیس هیئت مدیره و …) و تاریخ شروع فعالیت های آنها را وارد کنید.
قدم نهم سهام اشخاص
در نهایت در این مرحله با انتخاب نام هر یک از شرکا باید میزان سهام یا سرمایه شان را مشخص کنید.
قدم دهم ارتباط بین اشخاص
اطلاعات مربوط به نماینده شرکت و اختیارات آن در این قسمت باید تکمیل شوند.
قدم یازدهم شعب شرکت
اگر می‌خواهید برای شرکت خود شعبه ثبت کنید باید اطلاعات مربوطه را در این قسمت وارد کنید. سمت ها در شعب مربوطه در مرحله بعد مشخص می‌شوند. برای انتخاب نام شعبه نباید از نام شرکت اصلی و کلمه‌ی «شعبه» استفاده کنید. اگر در حال حاضر قصد ثبت شعبه ندارید، می‌توانید از این مرحله عبور کنید.
قدم دوازدهم روزنامه‌ی سالی/ مالی
روز و ماه سال مالی خود را در این قسمت وارد کنید و سپس روزنامه مؤسسه یا شرکت خود را از لیست اسامی موجود انتخاب کنید.
قدم سیزدهم متن صورت جلسه
در فرم این مرحله و طبق توضیح سایت باید صورت جلسه مؤسسین، هیئت مدیره یا رکن اداره کننده متناظر با نوع شخصیت حقوقی انتخابی را به‌طور کامل تایپ کنید.
قدم چهاردهم اظهارنامه /تقاضانامه
متن اظهار نامه یا تقاضا نامه خود را در این قسمت وارد کنید.
قدم پانزدهم اساسنامه
در این مرحله و با زدن «دریافت متن اساسنامه» فرمی برای شما ظاهر می‌شود که بر اساس اطلاعات واردشده در قسمت های قبلی تکمیل شده است. اگر اشتباهی در پر کردن قسمت های قبلی وجود داشته باشد، می‌توانید به گام مربوطه مراجعه و آنها را اصلاح کنید. همچنین یک سری قوانین در پایین آن ذکر می‌شود که بهتر است آنها را دقیقا مطالعه کنید.
قدم شانزدهم شرکت نامه
این مرحله مانند مرحله قبل است و با زدن «دریافت متن شرکت نامه» متن آن در کادر پایینی ظاهر می‌شود و قابل تغییر دادن است.
قدم هفدهم خلاصه اظهارنامه/ تقاضانامه
این مرحله نیز مانند ۲ مرحله قبل است و در آن نوشته شده است که اگر اطلاعات و مدارکتان کامل باشد و قابلیت صدور آگهی داشته باشد، منجر به آگهی خواهد شد.
قدم هجدهم مدارک
مدارک ثبت شرکت عبارتند از:
ü دو نسخه شرکت نامه تکمیل‌شده
ü دو نسخه تقاضا نامه تکمیل‌شده
ü دو نسخه اساسنامه تکمیل‌شده
ü اصل مجوز فعالیت از مراجع ذی‌ربط در مواردی که ثبت موضوع نیاز به مجوز داشته باشد.
ü تصویر برابر با اصل مدارک احراز هویت کلیه شرکا و مدیران و هیئت نظارت، در صورت داشتن هیئت نظارت (در مواردی که تعداد شرکا بیش از ۱۲ نفر باشند.)
ü اصل گواهی عدم سوءپیشینه جهت اعضاء هیئت مدیره و مدیرعامل
ü دو نسخه صورت‌جلسه مجمع عمومی مؤسسین
ü اصل وکالت‌نامه وکیل دادگستری در صورتی که ثبت شرکت توسط وکیل صورت پذیرد.
ü ارائه اقرارنامه مدیران و بازرسان
چنانچه این مدارک را تکمیل کرده‌اید، تیک تأیید مدارک مورد نیاز را زده و پذیرش نهایی را بزنید.
قدم پایانی پست مدارک
در نهایت بعد از پر کردن فرم های بالا باید کلیه مدارک لازم را آماده کنید، به امضای همه شرکا برسانید و برای اداره ثبت شرکت ها در تهران و از طریق پاکت های مخصوص ارسال کنید. شما می‌توانید وضعیت پرونده خود را از طریق کد رهگیری که در ثبت نام اینترنتی به شما اختصاص داده شده است از طریق سامانه پیگیری کنید. بعد از گذشت مدت زمان مشخص شده و بررسی مدارک، ۳ حالت پیش می‌آید:
۱. رد شدن پرونده
اگر مدارک شما دارای ایراداتی باشد که قابل برطرف کردن نباشند، شرکت شما قابلیت ثبت شدن ندارد و در این دسته قرار خواهد گرفت. در چنین شرایطی شما باید دوباره مراحل بالا را تکرار و اقدام به اخذ کد رهگیری جدید کنید.
۲. ناقص بودن پرونده
این حالت زمانی رخ می‌دهد که مدارک شما دارای نقص باشد؛ اما این نقص ها قابل برطرف شدن باشند. شما باید طبق ابلاغیه‌ای که برایتان ارسال می‌شود نسبت به رفع نقص مدارک خود اقدام کنید.
۳. صدور آگهی
در چنین شرایطی یعنی اداره ثبت شرکت ها با درخواست شما موافقت کرده است و شما باید برای صدور آگهی اقدام کنید. البته پیش از آن باید به صورت حضوری به اداره ثبت شرکت مراجعه و پس از امضای دفاتر مدارک خود را دریافت کنید. درنهایت باید به سایت روزنامه رسمی شرکت مراجعه کنید و پس از پرداخت هزینه های لازم، آگهی تأسیس خود را در روزنامه رسمی کل کشور درج کنید. بعد از چاپ روزنامه رسمی باید دفاتر پلمپ تجاری یعنی دفتر کل و روزنامه شرکت را دریافت کنید. تا چند ماه بعد از تاریخ ثبت شرکت نیز فرصت دارید تا نسبت به تشکیل پرونده مالیاتی اقدام و کد اقتصادی اخذ کنید.
